Nachlese unseres Netzwerktreffens am 2. November 2014
Der Vortrag von Patrizia Held
Zu einem Exkurs in das Know-how des beruflichen Schreibens lud Patrizia Held ein.
Sie legte den Schwerpunkt auf das alltägliche Mailing im Beruf.
Jeder schreibt sie, jeder kennt sie: E-Mails – eine von diversen Textsorten, die im beruflichen Schreiben ständig angewendet werden. Die elektronische Post funktioniert schnell und bequem, aber der Nutzer sollte Stolpersteine beachten!
- Adressat: An wen schreibe ich? Im Adressfeld darauf achten, dass nur diejenigen die Mail erhalten, die sie betrifft.
- Lesebestätigung und Priorität: Lassen Sie es lieber! Niemand möchte sich nötigen lassen.
- Betreff: Suchen Sie einen knackige und präzise Formulierung Ihres Anliegens – wenn Ihre Mail gelesen werden soll
- Anrede: Guten Tag, Lieber…, Hallo, Sehr geehrte… – alles erlaubt, es sollte zum Empfänger und zum Umgangston passen! Eine offizielle Mail wirkt wie eine Visitenkarte von Ihnen!
- Form: Keine Romane verfassen; wenn Sie längere Texte schreiben, dann bitte mit Absätzen und eventuell mit Zwischenüberschriften // Korrekte Rechtschreibung versteht sich von selbst//Achtung bei Abkürzungen: MfG, CU, … – versteht nicht jeder!// Smileys können auflockern. Grundsätzlich: Prüfen Sie, ob der Umgangston zu Ihrem Mailpartner passt!
- Stil: Schreiben Sie kein Fach-Chinesisch und verfallen Sie nicht ins Amtsdeutsch – bleiben Sie authentisch!
- Funktion: antworten: Prüfen Sie, wann es Sinn macht, dem Empfänger die eigene Mail zurückzuschicken. Faustregel: Wenn die Mail zu lang wird durch das Hin- und Herschicken – schreiben Sie eine neue!
- Schnelligkeit: In einem schnellen Medium sollte man entsprechend zeitnah antworten (innerhalb von 24 Stunden) oder einen Zwischenbescheid oder eine Abwesenheitsnotiz senden!
- Anhänge: Benutzen Sie gängige Formate z.B. pdf, jpg; halten Sie sie klein und weisen Sie in der Mail darauf hin, dass Sie einen Anhang mitschicken!
- Sicherheit: Achtung, was schreibe ich auf diesem Weg? Kann es peinlich werden, wenn es jemand anders liest? Beugen Sie Missverständnissen vor und prüfen Sie die Mail noch einmal, bevor Sie sie losschicken!
Ein Tipp, um ins Schreiben zu kommen: Schreiben Sie sich frei! Notieren Sie ein paar Minuten Ihre Gedanken, die gerade in Ihrem Kopf umher sausen – und schalten Sie den Zensor komplett aus. Es macht den Kopf klarer und das anschließende Schreiben flüssiger.
In diesem Sinne – fröhliches Mailing! Patrizia Held